מערכת ניהול פרויקטים Podio
מטרת פרויקט "מערכת ניהול פרויקטים" היא יצירת מערכת ניהול מותאמת לרשות המקומית המאפשרת ניהול של הפרויקטים הקיימים ברשות, ויוצרת מערכת קשר בין הגורמים השונים ברשות המקומית, במטרת ביצוע יעיל של הפרויקטים.
ניהול פרויקטים באמצעות כלי הניהול הסטנדרטיים הנמצאים בכל מחשב אילץ את הצוותים ואת מנהלי הפרויקטים להתמודד עם אתגרים רבים, שאינם כורח המציאות כיום. ככל שתחום ניהול הפרויקטים הופך למוכר ולמוערך, משתכללים הכלים שמנהל הפרויקט יכול להשתמש בהם. הודות לכך, כיום קיימות מערכות מבוססות רשת לניהול פרויקטים, המאפשרות חיסכון בזמן ובכסף, ועבודה יעילה הרבה יותר. מערכת מבוססת רשת לניהול פרויקטים מאפשרת לכל צוות לעדכן ולתעד את התקדמותו בזמן אמת, מה שמייעל את העבודה ומאפשר לצוותים שונים במיקומים מרוחקים זה מזה לעבוד בתיאום מרבי. בנוסף, כאשר כל צוות מתעד את התקדמותו, גדלה האחריות של כל צוות על עבודתו, ובהתאם לכך איכות העבודה וקצב ההתקדמות עולים.
כמו כן, מערכת ניהול פרויקטים מאפשרת קבלת תמונת מצב עדכנית של התקדמות הפרויקט על כל מרכיביו, בכל רגע ומכל מקום. בנוסף, כל חבר צוות יכול להתחבר למערכת ולבצע את עבודתו בכל מקום וזמן, ומנהל הפרויקט מקבל תמונת מצב עדכנית בכל רגע נתון.
מערכת ה-Podio הינה פלטפורמת עבודה מבוססת שיתוף פעולה בין העמיתים, המבטיח סביבת עבודה נוחה ויעילה וסנרגיה בין כלל צוותי העבודה השונים בארגון. הפודיו עוזר בארגון פרויקטים, חילופי רעיונות, קביעת משימות, וסקירת עבודה, והכל במקום אחד, מותאם אישית וקל לשימוש.
למה פודיו כמערכת ניהול?
- מערכת מותאמת למשתמש-לא משתמש מותאם למערכת: המערכת נבנית/נערכת/משתנה לפי הצרכים של הרשות המקומית, חברי הצוות, והפרויקט.
- יכולת גבוהה של ניהול משימות: תיעוד משימות ושיתופן עם חברי צוות, תוך קישור אל פרויקטים, המאפשר מעקב מתמיד על ההתקדמות בביצוע.
- שרות סנכרון בין כל הידע הארגוני הנצבר–ניתן לבנות בקלות, קישורים בין פרויקטים, אנשי קשר, משימות, מסמכים, ישיבות, לו"ז ועוד.
תיאור הפרוייקט:
מרכז אינג'אז תוביל את הרשות בתהליך הטמעת מערכת הפודיו לניהול פרויקטים במחלקה נבחרת, להכשיר את עובדי המחלקה להשתמש בה בהתאם לצרכיהם ולהחיל את המערכת על שאר המחלקות על מנת להשתמש בה ככלי ניהול בתוך כל הרשות.
מיפוי מצב קיים
- ניתוח מצב קיים (תמונת מצב)
- מיפוי בעלי עניין
- הגדרת צורך
- מיפוי משאבים
- הגדרת מצב רצוי
קבלת החלטות
- הגדרת מפה של המערכת
- הגדרת מפה של המרחבים והאפליקציות
מיון והכנת תשתית
- הדרכה והתנסות בפודיו
- פיתוח מסלול השתלבות.
- פיתוח מסלול צמיחה.
קליטת צוער
- ליווי מקצועי
- וידוא שימוש הצוות בפודיו
- הטמעה לטווח הארוך
מה משיגים בסוף התהליך:
רשות שיש לה מערכת ניהול לכל המחלקות, ונהנית מהיתרונות הבאים:
- תקשורת תוך-ארגונית.
- ניהול פרויקטים.
- ניהול משימות.
- מאגרי ידע ושיתוף מסמכים.
- לוח שנתי.
- מאגרי אנשי קשר.
- שילוב עם שירותים נוספים.
- שילוב עם שירותים נוספים.
- זמינות במחשב ובאפליקציה.
- אפשרות עריכה, עיצוב והתאמה אישית
- שירות לקוחות ותמיכה טכנית.
- מבחר אפליקציות מתוך אפליקציות שוק שמתאימות לכל המחלקות.